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CONTROL DE DOCUMENTOSControlar todos los documentos del sistema de calidad para asegurar la disponibilidad de la información para aquellos que la requieren. Demostrar que se tiene un proceso de control de los documentos que incluya el acceso, la revisión y la disposición de las versiones obsoletas.
Aspecto
| Esto incluye...
| | Acceso | - una organización de los documentos en una estructura que permita la consulta fácil de la información
- un encadenamiento de los documentos que contienen información relacionada
- un índice de referencia de los documentos disponible para los miembros de la organización que contenga la más reciente revisión de los documentos
- un diseño de los formatos de los documentos que facilite el acceso a la información
| | Revisión, actualización y destrucción | - los documentos nuevos y las revisiones son realizadas y aprobadas por personal autorizado con la suficiente experiencia e información en el tema
- las revisiones y actualizaciones se realizan con suficiente material de referencia y soporte
- todos los documentos obsoletos son desechados
- los cambios en los documentos revisados son identificados, si es práctico, en el documento mismo, o en una hoja de notificación de cambios.
- revisiones periódicas de cada documento.
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Documentos y registros requeridos | En... | Hay que incluir información acerca de... | ... los documentos
| - el sistema de control de documentos y sus procedimientos
- la lista maestra de documentos o un medio similar de índice de documentos
- quienes autorizan los documentos y sus cambios
- el programa de revisiones periódicas
| | En... | Hay que incluir información acerca de... | ... los registros de calidad
| - las listas de distribución de copias
- los resultados de las revisiones de los documentos
- la información que respalda cada documento
- la naturaleza de los cambios
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Preguntas del Auditor- ¿Existe un proceso documentado para controlar los documentos del sistema de calidad?
- ¿Quién autoriza la emisión de los documentos?
- ¿El personal tiene acceso a los documentos que requiere?
- ¿Cómo se controlan las copias obsoletas de los documentos?
- ¿Los cambios a los documentos son revisados y autorizados por las mismas personas que revisaron y autorizaron los documentos originales?
- ¿Cómo se identifican los cambios?
- ¿Existe una lista maestra de los documentos?
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